wróć Co załatwić po śmierci członka rodziny? Lista niezbędnych formalności

Krok pierwszy: karta zgonu i akt zgonu

Pierwszym dokumentem wystawianym po śmierci bliskiej osoby jest karta zgonu. Dokument wystawia lekarz (pogotowia, rodzinny lub szpitalny). Umożliwia on przewiezienie ciała do chłodni lub prosektorium. Na podstawie karty zgonu w Urzędzie Stanu Cywilnego wydawany jest akt zgonu – podstawowy dokument wymagany do dalszych formalności, takich jak wypłata zasiłku pogrzebowego czy rozpoczęcie procedury spadkowej. O wydanie aktu zgonu należy wystąpić w ciągu 3 dni od dnia zgonu (lub 24 godzin, jeżeli śmierć była następstwem choroby zakaźnej). Rodzina otrzymuje jeden bezpłatny skrócony odpis aktu zgonu, kolejne (w tym pełne) dostępne są odpłatnie. Jeśli rodzina upoważni zakład pogrzebowy, może on odebrać dokumenty w jej imieniu.

 

Kto, jak i kiedy zajmuje się transportem zmarłego?

Jeśli śmierć nastąpiła poza miejscem zamieszkania, konieczne może być przewiezienie ciała do innej miejscowości, np. do Krakowa. Usługę transportu zwłok wykonuje zakład pogrzebowy na podstawie karty zgonu specjalnie do tego przeznaczonym pojazdem. Transportowanie zmarłego w jakikolwiek inny sposób jest niezgodne z prawem. 

Transport wewnątrzkrajowy na odległość większą niż 60 kilometrów wymaga zezwolenia od służb sanitarnych, a w przypadku zgonu za granicą formalności pogrzebowe są znacznie bardziej złożone. Potrzebne są m.in.:

• akt zgonu przetłumaczony przez tłumacza przysięgłego,
• zaświadczenie o przyczynie zgonu,
• zgody od konsula RP oraz starosty,
• dokumentacja pogrzebowa zgodna z przepisami sanitarnymi.

Transport krajowy realizuje zakład pogrzebowy, który dopełnia wszystkich wymogów formalnych. W przypadku transportu międzynarodowego niezbędną pomoc zapewniają wyspecjalizowane firmy, takie jak BONGO Międzynarodowe Usługi Pogrzebowe.

 

Lista obowiązków przed pogrzebem

Posiadając akt zgonu przed ceremonią pogrzebową warto zadbać o następujące elementy:

• wybór rodzaju pochówku (tradycyjny lub kremacja),
• ustalenie miejsca pochówku (nowy grób lub grób rodzinny),
• rezerwacja terminu pogrzebu w zarządzie cmentarza oraz wniesienie stosownych opłat,
• wybór trumny lub urny oraz oprawy muzycznej i florystycznej,
• zgłoszenie ceremonii w parafii.

Doradcy firm pogrzebowych przeprowadzą osobę organizującą pogrzeb przez każdy z etapów przygotowań.

Rodziny pytają często czy można zorganizować pogrzeb bez udziału księdza. Oczywiście możliwa jest organizacja pogrzebu świeckiego lub według innego obrządku niż katolicki. Wówczas ceremonię prowadzi mistrz ceremonii lub osoba duchowna właściwa dla danego wyznania. Na terenie Cmentarza Podgórki Tynieckie w Krakowie możliwa jest organizacja zarówno pochówków religijnych, jak i świeckich – w zależności od dyspozycji osoby zmarłej oraz woli rodziny zmarłego. Doradcy kancelarii cmentarza szczegółowo przedstawią również inne dostępne usługi pogrzebowe.

 

Pomoc finansowa po śmierci – zasiłek pogrzebowy

Osoba, która poniosła koszty pochówku może starać się o zasiłek pogrzebowy. Obecnie wynosi on 4 000 zł, ale od 1 stycznia 2026 roku wzrośnie do 7 000 zł i będzie waloryzowany w przypadku wzrostu inflacji. Wniosek należy złożyć w ZUS lub KRUS w ciągu 12 miesięcy od dnia śmierci.

Rodzina może również starać się o:

• odprawę pośmiertną (jeśli zmarły był zatrudniony),
• rentę rodzinną,
• rentę wdowią,
• urlop okolicznościowy – 1 lub 2 dni w zależności od stopnia pokrewieństwa.

Od 1 stycznia 2026 roku możliwe będzie uzyskanie również zasiłku celowego na pokrycie kosztów pogrzebu. Zasiłek ten będzie przyznawany niezależnie od dochodu i trafi do osoby, która pokryła koszty pogrzebu w dwóch sytuacjach: jeśli po zmarłym nie przysługuje zasiłek pogrzebowy, a także jeśli osoba, która pokryła koszty pogrzebu jest uprawniona do zasiłku pogrzebowego i poniosła w związku z pogrzebem nadzwyczajne, trudne do przewidzenia, niemożliwe do pokrycia z kwoty zasiłku pogrzebowego, koszty (m.in. transport ciała lub prochów osoby zmarłej z zagranicy).

 

Rozwiązywanie umów i zobowiązań po śmierci bliskiego

Ważnym krokiem jest uporządkowanie spraw formalnych osoby zmarłej:

• zamknięcie konta bankowego i kart debetowych oraz kredytowych,
• wypowiedzenie umów na media, internet, telefon, itp.
• rozwiązanie umów najmu, leasingu, subskrypcji,
• zadbanie o cyfrowe dziedzictwo osoby zmarłej (m.in. o konta w mediach społecznościowych)

Rodzina osoby zmarłej często nieświadomie korzysta z konta i kart osoby zmarłej, ponieważ posiada wszystkie dane dostępowe. Warto wiedzieć, że jest to niezgodne z prawem. Dopiero po uzyskaniu aktu poświadczenia dziedziczenia lub nabycia spadku, a także po rozpatrzeniu wniosków o wypłatę zasiłku pogrzebowego i realizacji dyspozycji na wypadek śmierci, spadkobiercy mogą legalnie podjąć środki z konta zmarłego. 

 

Spadek po bliskim

Po śmierci członka rodziny dochodzi do otwarcia spadku, czyli przekazania jego majątku i zobowiązań na spadkobierców. Spadkobiercy mogą przyjąć spadek z dobrodziejstwem inwentarza, przyjąć wprost lub odrzucić.

Nabycie spadku może nastąpić:

• notarialnie, gdy wszyscy spadkobiercy są zgodni,
• sądowo, gdy dochodzi do sporu, negowania treści testamentu przez część spadkobierców lub brak jest testamentu.

W obu przypadkach należy zgłosić nabycie spadku do urzędu skarbowego w terminie 6 miesięcy. Dotyczy to również najbliższej rodziny, która jest zwolniona z podatku od spadku, musi jednak wykazać jego nabycie. Te formalności po śmierci bliskiej osoby, choć wymagające, pozwalają uporządkować sytuację majątkową i zabezpieczyć interesy spadkobierców. 

Formalności po śmierci bliskiej osoby są nieuniknione, ale dzięki dobrej organizacji i wsparciu doświadczonego zakładu pogrzebowego można je przejść sprawnie i spokojnie.